Secrétaire d'accueil
Description du poste
Accueillir, renseigner et orienter les bénéficiaires du centre de prévention. Contribuer au bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif. Optimiser les plannings des équipes pour répondre aux objectifs de bilans annuels.
Vos missions
➢ Accueil téléphonique et physique des personnes ➢ Gestion des rendez-vous des bénéficiaires ➢ Reporting
Missions principales
Rattaché(e) au Directeur, le/la secrétaire d’accueil aura les responsabilités suivantes :
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET PHYSIQUE DES PERSONNES
• Animer l'accueil physique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes et information sur le déroulement du parcours ;
• Accueillir les bénéficiaires se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers ;
• Contrôler les accès et la circulation des personnes ;
• Accompagner les bénéficiaires dans la prise en main des outils numériques, (prise de rendez-vous à distance et saisie informatique des réponses de l’auto-questionnaire) ainsi que leur apporter toutes les précisions sur le déroulement du parcours ;
• Gérer l'accueil téléphonique.
GESTION DES RENDEZ-VOUS DES BÉNÉFICIAIRES
• Traiter les coupons reçus via le courrier et le site internet ;
• Créer les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
• Contacter les bénéficiaires et leur proposer des rendez-vous téléphoniques dans les plus brefs délais ;
• Confirmer les rendez-vous, communiquer les informations et les documents préparatoires ;
• Participer à la gestion des inscriptions des actions collectives (prises de rendez-vous et inscriptions sur le planning, enregistrement des règlements des bénéficiaires).
REPORTING
• Renseigner les outils internes pour le suivi quotidien des activités du centre : bilans réalisés, annulés, restant à effectuer, coupons en attente… ;
• Actualiser les informations mises à la disposition du public.
Missions secondaires
Votre profil
Bac/Bac pro secrétariat.
Et/ou expérience de 2/3 ans dans une activité similaire.
Savoir-faire et savoir-être
Compétences techniques (savoir-faire) :
• Comprendre les enjeux de l'activité ;
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques dont les outils collaboratifs ;
• Avoir le sens de l’anticipation et de l’initiative ;
• Avoir une forte capacité d’organisation, de rigueur et de méthode.
Compétences comportementales (savoir-être) :
• Sens des relations humaines, sens du client et du service ;
• Réactivité ;
• Dynamisme ;
• Discrétion ;
• Maîtrise de soi et gestion du stress ;
• Travailler en équipe : communiquer et partager ;
• Savoir faire preuve de diplomatie.
En résumé
Type de contrat : CDIDate : 01/12/2023
Durée du travail : Temps complet
Equivalent temps plein : 5 jours par semaine
Horaires : 8h30 à 16h30
Déplacements : Aucun
Contact : Nathaly Balgavi
Qui sommes-nous ?
L'association des centres de prévention Agirc-Arrco est une association Loi 1901, gouvernée par les Institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco.
Elle s'adresse aux personnes de plus de 50 ans, retraitées et actives, ainsi qu’à leurs conjoints et aidants familiaux.
Les centres de prévention sont des lieux de promotion du bien vieillir où chaque bénéficiaire peut effectuer une évaluation personnalisée visant au repérage des risques liés à l’avancée en âge. À l’issue de celle-ci, le bénéficiaire reçoit des informations détaillées sur ses atouts, ses facteurs de risque et les actions de prévention à mettre en place pour vivre en santé.
